Si una empresa o negocio tiene como objetivo aumentar su productividad y rentabilidad profesionalizando ciertos servicios, tiene que afrontar costes elevados, o simplemente, tiene problemas internos en su funcionamiento, es muy probable que el outsourcing sea la mejor solución. Y es que la externalización de algunas de las funciones de una empresa permite dinamizar las operaciones, ahorrar gastos y, en definitiva, ser más resolutivo y eficiente.

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¿Qué es el outsourcing?

El outsourcing es una estrategia mediante la cual un negocio externaliza algunos procesos o servicios, con el propósito de conseguir una mayor eficacia y rentabilidad. De hecho, a través de la externalización se determinan aquellas operaciones o servicios que podría desarrollar de forma más eficiente un empresa externa, aprovechando su tecnología, conocimientos y experiencia. De ese modo, la empresa se libera de algunas tareas y recursos, lo que le permite fomentar el crecimiento del negocio.

Así que la subcontratación de servicios que adoptan algunas empresas —que se conoce con el término anglosajón outsourcing— implica las siguientes ventajas:

Ahorro de costes: existen informes que revelan que las empresas que recurren al outsourcing aumentan su productividad hasta en un 30 %, y reducen sus gastos fijos en un 20 %. Esto se debe a una disminución del número de trabajadores en nómina y a una mayor eficiencia en la gestión de los servicios subcontratados.

Mejoría en los productos o servicios ofrecidos: la externalización permite aprovechar la infraestructura y los conocimientos de las empresas contratadas, de manera que sirva para brindar un producto o servicio de mayor calidad a los clientes.

Aumento de la competitividad: al subcontratar determinados servicios, la empresa puede especializarse y añadir un valor añadido frente a sus competidores. El outsourcing también supone disponer de una estructura de la empresa más flexible, lo que facilita la adaptación a los cambios que se den en el mercado.

Ampliación y crecimiento de la empresa: gracias a los recursos, costes y tiempo que se ahorran al externalizar algunos servicios, la empresa se podrá centrar en crecer e invertir en actividades y servicios claves para el negocio, y para ello tiene la posibilidad d recurrir a la financiación externa.

Áreas de una empresa más proclives a externalizar

Los ejemplos de pymes y grandes empresas que recurren al outsourcing siguen aumentando, y con ello la proliferación de empresas con logística de terceros (3PL – Third Party Logistics y 4PL – Fourth Party Logistics). Las organizaciones empresariales confían en este tipo de empresas externas (especializadas) para así centrase en las cuestiones fundamentales de su negocio, con el objetivo de aumentar la productividad, como hemos señalado.

En la actualidad, el proceso de externalización o BPO (Business process outsourcing) engloba la mayoría de áreas y departamentos de una empresa, aunque hay algunas funciones que se suelen externalizar con mayor frecuencia:

Área de administración y contabilidad

Las empresas externas especializadas en ofrecer servicios contables adaptan sus herramientas y metodologías a las necesidades de la empresa contratante. De ese modo, ofrecen una solución específica al negocio que lo solicite, actuando como un departamento administrativo externo o tercerizado. Por tanto, con este servicio contable de outsourcing se delega la economía diaria del negocio a manos expertas. El ahorro respecto a disponer del clásico contable puede ser hasta de un 60 %. Ver Gestorías y asesorías en Barcelona.

Área legal o jurídica

Encomendar el área legal a terceros permite a los negocios liberar tales recursos destinados a esos servicios y mejorar de manera considerable la calidad del asesoramiento en materia jurídica, al poder contar con profesionales más cualificados en diversos sectores empresariales y económicos. El asesoramiento legal es indispensable para garantizar el buen funcionamiento de un negocio, pero por sí mismo no forma parte de la actividad central, de ahí que resulte rentable externalizar dicha área. Ver Abogados en Barcelona.

Área comercial

En un mercado cambiante, externalizar los servicios de ventas puede convertirse en una solución óptima para muchas empresas. Y es que el outsourcing comercial supone disponer de un equipo experto en técnicas de venta, al que solo habrá que explicarle las características del servicio o producto a la venta. Teleoperadores, promotores, gestores en puntos de venta, comerciales… Todos ellos conocen las metodologías más adecuadas para incrementar las ventas de cualquier negocio que desee expandirse.

Área de recursos humanos

Es otra de las alternativas que mayor aceptación está teniendo entre las empresas que deciden externalizar. El outsourcing de RRHH permite contar con el servicio de consultoras externas que se encargan de conseguir los candidatos ideales para un cargo o empleo específico, además de abarcar otras funciones importantes dentro de las organizaciones empresariales, como gestionar el personal de la empresa. Ver ETT y consultoras de recursos humanos en Barcelona.

Área de marketing

Cuando nos referimos a la contratación de servicios de outsourcing en el área de marketing, implica contar con el apoyo de una partner externo (consultoras, agencias de publicidad, freelance…) que se encarga de crear y desarrollar estrategias y planes de acción adaptados a los objetivos de una empresa. Entre las estrategias y acciones que inciden en la mejora de la rentabilidad de los negocios, están la mejora de la imagen de la marca, el diseño, la generación de contenidos, el posicionamiento web (SEO), las redes sociales, las relaciones con las plataformas e influencers, la planificación de eventos, la producción audiovisual y la publicidad. Ver Agencias de marketing digital en Barcelona.

Mantenimiento informático para empresas

La externalización de servicios informáticos y tecnológicos también es una alternativa cada vez más habitual, tanto en grandes empresas como en pequeñas y medianas. De hecho, para una empresa que contrata un servicio de mantenimiento informático suponer un ahorro de costes considerable y la garantía de contar con equipos y sistemas informáticos a pleno rendimiento. Por supuesto, el servicio externo se puede hacer cargo de distintos aspectos tecnológicos en función de las necesidades de cada negocio. Además, suelen disponer de un servicio de consultoría informática para asesorar a las empresas a la hora de elegir la tecnología más adecuada para su negocio. Ver empresas de mantenimiento informático en Barcelona

Outsourcing como estrategia bien planificada: cuando aplicarlo y cuando no

Los expertos señalan que no es recomendable externalizar algunas áreas y funciones determinadas de una empresa. Por ejemplo, todos aquellos procesos que diferencian a una empresa de la competencia nunca han de externalizarse, sino solo aquello que no forme parte del negocio principal y que no tenga un impacto directo en este. Y es que llevar a buen puerto esta estrategia requiere de una previsión adecuada; es necesario analizar con detalle aquellas actividades y funciones que se pretenden delegar externamente.

No se trata simplemente de encargar a otro proveedor una labor determinada, sino que la decisión de recurrir a la externalización vendrá dada porque aporta un valor contrastado a la organización, y con ello se obtiene una mejora notoria de los procesos en lo que la empresa no tiene una capacidad especial, haciendo más eficaces, a su vez, las tareas fundamentales. En definitiva, si se delega la gestión de determinadas actividades a otra empresa, es porque esta entidad especialista puede hacer mejor la tarea encomendada, además de proponer soluciones innovadoras que influyan en un crecimiento notable de la empresa contratante del servicio externo.

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